Những tập quán kinh doanh khác biệt của Nhật Bản

Ra quyết định trong kinh doanh – lối suy nghĩ chỉ có tại Nhật Bản

Không chỉ trong kinh doanh, Nhật Bản còn là quốc gia có những nét độc đáo về cả phong tục lẫn văn hóa, có thể do khởi nguồn là một đảo quốc. Vậy nên muốn hoàn thành công việc kinh doanh tại Nhật Bản một cách thuận lợi, việc thấu hiểu các tập quán kinh doanh là điều cần thiết đúng không nào? Tuy nhiên, khác với trước đây, hiện nay việc doanh nghiệp Nhật Bản mở rộng kinh doanh tại nước ngoài đã không còn hiếm gặp, cũng như số lượng người nước ngoài làm việc tại Nhật Bản đang ngày một tăng lên. Đây không đơn thuần là câu chuyện về khác biệt văn hóa nữa mà còn có thể trở thành rào cản lớn trong kinh doanh.

Quá trình ra quyết định mất nhiều thời gian

Ở Nhật Bản, việc đưa ra quyết định hiếm khi được tiến hành nhanh chóng, điều này bắt nguồn từ việc trước khi đi đến quyết định cuối cùng, người phụ trách phải thảo luận với cấp trên và tổ chức cuộc họp để có được sự chấp thuận từ các cấp. Tuy nhiên, ở nước ngoài, cá nhân phụ trách sẽ mặc nhiên có quyền quyết định. Người Nhật có một câu nói điển hình là “tôi sẽ về nhà suy nghĩ kỹ” để minh họa cho quá trình ra quyết định của mình, nhưng quá trình này lại được xem là chậm chạp từ quan điểm của người nước ngoài. Và cũng bởi phải trải qua nhiều bước mới đến được quyết định cuối cùng mà đã có không ít trường hợp để lỡ mất cơ hội kinh doanh.

Đặt cuộc hẹn

Xuất hiện mà không báo trước là một trong những tác phong kinh doanh phổ biến ở người Nhật, thường với lý do “tôi có việc đi gần đây nên tiện thể ghé qua”. Tuy nhiên đối với người nước ngoài, họ sẽ không đến thăm văn phòng, cửa hàng mà không có hẹn trước.

Trao đổi danh thiếp

Ở Nhật Bản, việc trao đổi danh thiếp khi bắt đầu mối quan hệ kinh doanh là một tập quán phổ biến. Nhân viên mới sẽ được dạy cách trao và nhận danh thiếp như một tác phong làm việc cơ bản. Tuy nhiên ở các quốc gia khác, đặc biệt là Mỹ, trao đổi danh thiếp là việc phổ biến và bình thường, vì danh thiếp chỉ được xem như một yếu tố bổ sung cho việc giới thiệu bản thân. Sau khi bắt tay, người ta thường sẽ trao đổi danh thiếp cho nhau.

Giao tiếp

Ở các quốc gia khác, chuyện công và tư thường được tách biệt rõ ràng, mọi người thường sẽ không nghĩ “vì mình và đối phương thân thiết bên ngoài công việc nên trong công việc đối phương cũng sẽ ưu ái mình hơn”. Đối với họ, kinh doanh là một môi trường khắc nghiệt, dù có mối quan hệ cá nhân đi chăng nữa thì vấn đề lợi nhuận của công ty vẫn sẽ luôn được đặt lên hàng đầu. Tại Nhật Bản cũng vậy, dù cho có tốn bao nhiêu chi phí và thời gian xã giao thì đôi úc vẫn khó có được kết quả như mong đợi.

Đảm nhiệm chính một công việc trong suốt khoảng thời gian dài

Tại Nhật Bản, thực hiện bất kỳ công việc nào cũng đều tốn thời gian và nếu phải bàn giao công việc cho người khác thì cũng sẽ mất nhiều thời gian để người đó quen việc, vì vậy việc thay đổi người phụ trách công việc thường rất khó. Tuy nhiên, ở các quốc gia khác thì người ta thường hiểu rằng khi hợp đồng lao động kết thúc cũng đồng nghĩa với chấm dứt công việc, vì vậy mà việc đột nhiên thay đổi người phụ trách cũng thường xuyên xảy ra.

Sự khác biệt về nội dung công việc và mức giá

Ở Nhật Bản có không ít trường hợp nảy sinh tình cảm cá nhân trong công việc. Trong khi đó, ở các quốc gia khác, chúng ta sẽ thấy mọi người hầu như đều khá rạch ròi và có một lằn ranh rõ ràng giữa tình cảm và công việc. Bên cạnh tác phong còn có những tập quán kinh doanh và công việc mà trên thực tế gần như chỉ có Nhật Bản mới có.

Thanh toán cuối tháng sau (hoặc cuối 2 tháng sau)

Tại Nhật Bản khá phổ biến hình thức chốt giao dịch vào cuối mỗi tháng và thanh toán cho những giao dịch đó vào cuối tháng sau. Sau khi giao hàng và nghiệm thu, bên bán sẽ lập hóa đơn và việc thanh toán được tiến hành sau đó. Người ta cho rằng phương thức này bắt nguồn từ các giao dịch thầu phụ duy chỉ ở Nhật mới có. Cũng có thể nói rằng hình thức này thể hiện mối quan hệ thứ bậc ngầm giữa khách hàng và nhà thầu phụ. Còn tại các quốc gia khác, điều khoản thanh toán không phụ thuộc vào vị thế của công ty mà được quyết định dựa trên thỏa thuận và hợp đồng giữa hai bên. Ngay cả khi thỏa thuận được thiết lập giữa công ty mẹ và công ty con thì vị thế giữa hai bên vẫn được xem là bình đẳng với nhau.

Email (thư điện tử) và lời hứa cũng được xem là “hợp đồng”

Ở các quốc gia khác, hợp đồng được xem là một hồ sơ tất yếu phải có như một minh chứng pháp lý có tầm quan trọng không nhỏ. Tuy nhiên ở Nhật Bản, có không ít trường hợp dù là một lời hứa miệng hay thỏa thuận qua email (thư điện tử) cũng sẽ được xem trọng và thực hiện với mức độ tương đương.

Văn hóa đóng dấu

Cùng với sự gia tăng của phương thức làm việc tại nhà do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, con dấu cũng trở thành đề tài được bàn luận sôi nổi. Dù vậy trên thực tế vẫn còn khá nhiều trường hợp cần phải đóng dấu khi ký hợp đồng, xuất hóa đơn, phát hành phiếu thu, hồ sơ nội bộ, v.v Mặc dù “văn hóa đóng dấu” là một điểm hết sức đặc trưng của Nhật Bản, xu hướng đóng dấu cũng đang giảm dần khi xã hội ngày càng trở nên “số hóa” thông qua các hồ sơ và hóa đơn điện tử.

Cách đưa ra mức giá

Tại Nhật Bản, mức giá của sản phẩm thường được nâng lên một chút rồi tùy theo phản ứng của đối tác để điều chỉnh cho phù hợp. Còn tại các quốc gia khác, thường sẽ có một mức giá tiêu chuẩn làm căn cứ để thương lượng trong cuộc giao dịch, nếu bên cung cấp nhận thấy họ không có lợi nhuận với mức giá mà đối tác đưa ra thì họ thường sẽ chấm dứt thương vụ tại đó. Bên cạnh đó, “đọc cảm xúc” trong lời nói của đối phương cũng là một nét văn hóa đặc trưng của người Nhật.

Thấu hiểu lẫn nhau thông qua nhận biết về tập quán kinh doanh của Nhật Bản và các quốc gia khác

Nhật Bản là quốc gia có không ít tập quán kinh doanh đặc trưng. Để phát triển kinh doanh toàn cầu, chúng ta cần thấu hiểu những đặc điểm này để có thể tiến hành thương vụ một cách thuận lợi. Không hẳn tất cả đều phải thuận theo cách thức của người Nhật, nhưng việc hiểu rõ những cách thức này là một tiền đề quan trọng đúng không nào. Tốt nhất là hãy nhận biết từng tập quán, phong cách kinh doanh của đối tác và từ đó hướng đến mục tiêu phát triển kinh doanh cân bằng cho cả đôi bên.

Theo https://vi.wappuri.com/kinh-doanh/nhung-tap-quan-kinh-doanh-nhat-ban-khac-voi-cac-quoc-gia-khac/